特集
2004年より、第三者機関による大学評価が義務化されます。大学は教育・研究の内容とレベルを社会に明らかにすることを求められる一方、学生の確保など学校経営の戦略的な意味合いからも、大学の情報公開が今後ますます重要になります。
本特集では、「大学における情報管理―電子化情報の有効利用と公開を目指して―」と題して座談会を行い、学内情報の管理・利用・公開について、教員、職員それぞれの立場から、大学の現状、問題点、望ましい姿について意見を伺いました。また、座談会では詳しく取り上げていない「個人情報の保護と活用」については、「個人情報保護規程」の制定と運用に関する大学事例、海外の大学における個人情報保護の取り組み事例を掲載しました。
| 座談会出席者 | ||
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| 司会： | 今泉 忠氏 | （多摩大学経営情報学部長、私立大学情報教育協会 広報委員長） |
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| 山崎 和海氏 | （立正大学学長補佐・経営学部長、私立大学情報教育協会 教育情報化フォーラム運営委員長） | |
| 杉町 宏氏 | （立命館大学BKCエクステンションセンター課長、私立大学情報教育協会 研修運営委員会副委員長） | |
| 石井 博文氏 | （芝浦工業大学総務部長、私立大学情報教育協会 研修運営委員会委員長） | |
| 萬崎 英一氏 | （上智大学電子計算機センター情報システム第二課長） | |
今泉 今回は「大学における情報管理―電子化情報の有効利用と公開を目指して―」というテーマでの座談会です。
私の個人的な認識としては、いつの時代も大学自体は変化し続けている。特に現在は、日本の大学もユニバーサル化せざるをえない。その中で教育をどうしていくのか。本当の意味での大学の在り方を考え、かつ具体的にしていかなければならないと思っています。それを情報管理という観点から今日は皆様にご意見をいただければと思っております。
今泉 私は「大学（特に私学）は研究よりも教育サービスだ」と言い続けてきました。それをどうやってビジネスにするか。例えばあるミッションがあって、その目標を何年何月までにどうやって達成するのか。ビジネスと考えたときに本当にどこに目標を置くのか。
大学改革というものがあって、これからの大学は第三者評価を受けなければならない。この場合、評価される側が、自分たちは研究系大学なのか、総合大学なのか、職業系大学なのかを明確にする必要があると思う。これをベースにして「アドミッションポリシー」があるのではないか。それをいかにして外に見せればいいのか。
山崎 教育サービスというビジネスを、大学がどう取り組んでいるかという問題は非常に大きい。対社会的な中での大学として、どんなことを意識して情報を集め、情報を発信し、また一方で、戦略という意味では、情報をどう収集、解析して問題解決にあたるか。大学のミッションは何か、ということが問われていますね。
石井 教育サービスではどこに視点を置くのかという話になったときに、受験生、在学生、卒業生、それぞれに考えるのではなくて、たぶんサイクリックになっているのだと思うのです。それぞれに対して「どうする」という話よりも、実際に教えている教育の中身をどうするかということ。しいては、大学をどうやって社会に見せるのかというようなことになってくると思います。
杉町 今の大学の置かれた状況とか、これからの改革の視点を考えるときにトータルでの議論が極めて重要なのだろうなと思っています。
とりわけ教育サービスといったときに、最近特に思うのは、偏差値偏重の大学情報と、入試広報上の問題です。多くの大学で「入試広報や予備校からの情報によって大学を選んだが、そのイメージと実際のギャップが大きい」という話を聞きます。例えば一部の優秀な学生しか入っていない一流企業の名前だけを並べて就職先の一覧を示し、ほとんどの学生があたかもそこへ行けるかのごとく受け取られる。そういったところで、ギャップを感じていることがあると思います。それを埋める努力を大学側が実はしていないということがあるのでしょうね。そういう意味において、入試広報は今後ますます重要になると考えています。
それは、アドミッションポリシーをきっちりと謳った上で「カリキュラムや必要最低限要求されるスキル、そのための入試方式。入学後の学生生活と進路」というような形でトータルな説明が必要だろうし、それを一つの大学の方針として、教員・職員がそれぞれの部局で目標設定をしながら進まないと立ち行かないのではないかなと思うのです。特に多くの大規模大学の場合はそれぞれがセクショナリズムで大方針は示されるのだけれども、極めて抽象的であって、それを具体的な目標設定に置き換えることができないままでいると思うのです。
学内で自己評価まではする。視点とか、方法論とかは議論しながら、一応ペーパーの形にはしてみる。しかし、それをどう改善していくかというところの具体的な方策なり、それを誰が責任を持って進めるのかというところがほとんどの大学において不明確ではないかなと。そのへんが一番問題であると思っています。
今泉 大きな問題として､入ってきた学生を簡単に退学させることができない、ということがあります。一方で、どうやって学生をケアしていくのか、ということも重要ですが。
杉町 やめさせるといったときに、学生に対する成績評価の基準と運用をきちんとしていかないといけないですが、これが要するに学生にとって、１回生のときに学習すべき内容はどれで、どこまで到達すれば良いのだということが明確になっていない大学が多いと思うのです。そういう基準を明らかにした上できちんと到達の検証のための中の仕組みを作っていくということでないと、いかにも無責任ではないかなという気がするわけです。
石井 学生は、ブランドで入学してくるのです。そのブランドというのは、就職率だったり、メーカーに就職できるとか、偏差値が高いなどです。しかし、「機械の何がやりたい」というのはほとんどない。高校の先生も、機械工学科というところで何を教えるのかわからない。そうすると、進学指導もできない。大学は入ってきた学生を受け入れる。すると、学生はウロウロして、自分の方向性が見つからない。それでドロップアウトする学生が出てくるかもしれない。
萬崎 多くの場合、偏差値など大学が序列化の中にあることの限界だろうと思っています。ですから、先ほど入試広報というお話がありましたけれども、個人的な意見ですが、戦略とか戦術とかいう以前に、とにかくありのままを全部出してしまえばどうか考えています。ただ実際にはそれができていません。どうしても良いように出そうとしますし、悪いところは隠そうとします。しかし、可能な限りありのままを見せる、ということを目指していきたいと考えています。
今泉 ありのままで見せられるということは本当はすごく自信があることだと思うのです。やはり隠そうとする。しかし、隠そうとしていると、違う問題が起きたときにまた違う隠し方をするので、何年か過ぎたときに問題になってしまう。そういう意味では単純化しておくのが良いのでしょう。それがたぶんミッションを具体化するか、目標を設定するかということだろうなと思います。
山崎 大学がありのままの姿を出して、学生がそれを意識してその大学の色に染まっていくという形。大学自身がその色を持つことが、たぶんこれからの日本の大学が求められている方向であることは事実でしょう。だから、大学はそれぞれの色を出せ。そのありのままの姿を出していく方向は間違いない。ただし、サイクリックに動かざるを得ない。
第三者評価制度の導入について
（「学校教育法の一部改正（案）」抜粋）
第六十九条の三 大学は、その教育研究水準の向上に資するため、文部科学大臣の定めるところにより、当該大学の教育及び研究、組織及び運営並びに施設及び設備（次項において「教育研究等」という。）の状況について自ら点検及び評価を行い、その結果を公表するものとする。 (1) 大学は、前項の措置に加え、当該大学の教育研究等の総合的な状況について、政令で定めるごとに、文部科学大臣の認証を受けた者（以下「認証評価機関」という。）による評価（以下「認証評価」という。）を受けるものとする。ただし、認証評価機関が存在しない場合その他特別の事由がある場合であつて、文部科学大臣の定める措置を講じているときは、この限りでない。
（省略）(2) 前二項の認証評価は、大学からの求めにより、大学評価基準（前二項の認証評価を行うために認証評価機関が定める基準をいう。次条において同じ。）に従つて行うものとする。
（省略）（施行期日 平成十六年四月一日）
＊詳細は以下のホームページをご覧ください。 学校教育法の一部を改正する法律案の概要
http://www.kantei.go.jp/jp/singi/sihou/houan/09/021018/gakkou_g.html
学校教育法の一部を改正する法律新旧対照条文
http://www.kantei.go.jp/jp/singi/sihou/houan/09/021018/gakkou_h.html
萬崎 上智大学では、「教員・学生コミュニケーションシステム」と称するものを開発しようということで、今は調査検討段階です。例えば留学希望の学生は毎年たくさんいるわけです。当然、留学に関する部署がありますが、そこの職員があらゆる情報を持っているかというと全然そんなことはないわけで、その大学や海外事情に詳しい教員もどこかにいれば、あるいは先輩の学生でその大学に既に留学を経験してきた中でいろいろな情報を持っている学生が実はたくさんいるわけです。しかし、今はそういう情報やノウハウが蓄積されていないのです。今までのコミュニケーションシステムは、一方的に事務サイドが休講情報を出すとか、履修登録ができるとか、事務手続きの部分を実現するだけでしたが、事務部署とか学部学科とか既存の枠組みではできないものをコンピュータシステムによって実現できないかと考えているところです。所詮１人の学生が４年間で知り合える教員や学生はたかが知れていますが、コンピュータシステムを使えばはるかに多くの者と知り合える可能性が生まれます。ある学生が勉強したいと思っていることがカリキュラムにはなくても、そこに問い掛ければ、誰かから答えが返ってくるかもしれない。こういうところから新しい大学の知的資産が生まれるかもしれない。一人一人の教員や学生が持っている知識や智恵を蓄積し、共有し活用する、いわばナレッジマネイジメントの大学版です。
杉町 そうですね。今のお話で言えば、ペーパーベースではかなり、蓄積ができているものがありますね。例えば、エクステンションセンターだと、公務員試験をめぐって過去の受験生が面接でどういう質問を受けたとか、どういう勉強をしたかなど、レポートのような形で必ず書いてもらうことにしていて、そういういわばノウハウのようなものがペーパーではある。それが電子媒体、ネットワークを通して活用できれば良いということはあると思います。
しかし、そこでセキュリティの問題が出てきますね。個人情報に関わる部分にもなってくるでしょうし、もっと言えば大学の資産としての意味も出てくるということで、一定の配慮が必要になってくる、という問題はあると思います。
セキュリティ、つまり個人認証の問題では、情報を享受する者が目的に照らして活用できているかに重点を置く。技術的に言えば、最近ではICカードとか、いろいろな個人認証の仕組みができてきているわけで、それを活用しながら、潜在的に持っている情報をどんどん公開すべきではないかなと思います。
情報保護の関わりで少し話をさせていただければ、個人を特定しなければならない情報は結構少ないのではないかなと思います。職員もしくは教員が個人の指導をするときにだけ個人を特定する情報として機能すれば良い。それ以外は特定できなくて良いわけですよね。こういうことがあったのだという事実・事象として捉えれば良いわけです。だから、個別データではなくて、ある程度加工した情報を提供するとか、個別データでも個人を特定できないようにして、情報提供をどんどん進めれば良いのではないかなと思っています。
石井 逆に、個人を特定しなければできない仕事としては、一つは、先ほど言った個別指導、教育指導的な要素。もう一つ一番大きいのはカウンセリングがありますね。ただし、集計したデータ、つまり個人を特定できないデータにも、大学が抱えている悩みだとか、多くの学生たちが抱えている悩みだとかが包含されているわけで、どういった対策を立てるかということに役立つはずです。
山崎 個人を特定するという他には、たぶんグルーピング、つまり少人数単位の特定というのもありますね。
山崎 立正大学では特定のテーマで業務のワークフローをイントラネットに入れています。
ところが、そのイントラネットは事務ラインでは使えるのですけれども、学部長としては見ることができない。しかし、私は情報処理センターも担当しているので､見ることができる。立場によって、使えたり、使えなかったり、という機能面の改善の必要性があります。
学生の指導、という観点からすると、今の学生情報システムは、学籍管理と成績管理でしかない。そこで、「課外活動やボランタリーで何をやり、どんな資格取得支援講座を受講したのか」と分かるものを作る。そうすると「あなたは、こういうのが良いですよ」という社会に対するマッチングや、自分たちが用意している講座のマッチングをするようなサービスが実現するよう、情報管理ができればよいと思っています。
石井 実際にナレッジデータベース的な仕組みはなかなかできていないですね。３年に１回なり４年に１回なり、いろいろな監査とか、検査員の検査がありますが、そのノウハウは担当者の頭の中にしか入っていない。この人のページをめくらないとノウハウが出てこない。総務で一番悩ましいのは、そういうところですね。
生き字引に聞かないとわからない。そのへんの仕掛け作りをやっていかないと、いつも同じことの繰り返しになっていて、議論しなくても良いことまで議論してしまうという、非常に無駄が多い。そのへんのところを何とか、情報の保護と同時にデータベースの構築なり仕組みを作っていかないと、余計な仕事が増えるのかなという気がしているのです。
山崎 企業の経営実務でやっているCIO（チーム・インフォメーション・オフィサー）というのが、常務クラスに本来はいるわけです。日本の企業がうまくいっているかどうかは別として。しかし、そういう役割を日本の大学は意識できていないのではないかと思うのです。
今、立正大学では新しいキャンパスを作っている段階なので、「ハード（外見）じゃないのだ」と一生懸命に言っているわけです。「仕組みづくり」に合わせて機構改革もしたうえで、学生に対してどういうコンセプトを作るかですね。単なる成績管理ではなく、どういうコンセプトで大学自身を作り替え、それによってデータ管理や学生情報システムを見直していこうかということが重要だろうと思うのです。私たちもまだなかなか見えていないですけれどもね。そのへんの意識を持った情報管理がこれからは重要なのではないかと思います。
杉町 システムの成否というのは運用イメージあるいは、利用イメージをどう描ききるかというところではないでしょうか。例えば先生方に活用していただこうといった場合に、その活用局面がなかなか事務方では想像しにくい部分があったりします。そのへんをかなり詰めておかないと、なんとなく理想と思いながら、現実的にはデータとのギャップの問題があって、仕組みと中身とが両方整わないと活用できないということがありますね。
萬崎 何らかの経営面での意思決定なり、あるいは運営方針を決定する際の意思決定をするための資料となると、それなりにあるコンセプトなり目的に合わせて加工された情報とする必要があります。現状では事務方ではそれがなかなか作れない。あるいは、作る仕組みがない。これが大きな問題となっています。
私どもは1996年から基幹の事務のシステムを作りました。端的に言ってしまえば、個々の事務部署の仕事を機械化しただけの話です。教育研究に対する寄与とか、学生サービスとか、あるいは経営的視点とか、ほとんど後回しとなってしまいました。
今でも、法人や大学のトップはとにかく、「何かを判断するのに必要な情報がいつまで経っても上がってこない」と言っているわけです。一方で現場はというと、「何が欲しいのか分からないから出せない」と言っているわけです。これがいつまで経っても解決しないです。経営者が欲しいような情報を作り出す人間は、業務に対する知識や情報を操作するコンピュータのスキルが必要であり、かつ一方では経営的視点や大学教育に関する識見といったセンスも要求されるわけです。その両者を持っていて初めて価値ある情報を生み出すことができるわけです。しかし、事務部署はたくさんあり、すべての事務部署に知識とスキルとセンスを持った人間を漏れなく配置することは無理です。ここを何とかしなければならない。
果たしてうまくいくのかどうかわからないのですが、一つの解決策としては何かデータセンターみたいなものを作れないかと思っています。つまり、タイムリーに、ニーズに合わせて何か情報を作り出して、生み出して、提供していく事務部門ということです。
杉町 そういう意味での萬崎さんのお考えは私も賛成ですね。結構、各部署で業務的にいろいろな情報であるとか、データ分析はやっているのに、それは全学的に活用されていないという実態もありますし。
結局、実はデジタルコンテンツの作成もそうだと思うのですが、仕組みはできた、ソフトを買う、しかし、それをすべてが使いこなすところに果たしていけるのかといったときに、先生方は研究も教育もしながらということではなかなか難しい。このような状況で実践力として担保しなければならないというのは、コンテンツ作成の支援であったり、スタッフだろうと思うのです。そういう意味では、大学の情報化といったときにも実践力を担保するような仕組みとか、体制が必要なのではないかなと思うのです。それが、ある程度の外部の力を得るということであっても良いし、学生・大学院生と一緒にやっていくことが教育的にも非常に意味のあることではないかなと思っているのです。
山崎 知的資産を誇るべき大学なのでしょうけれども、現状はなかなかオープン化できる知的資産がないという寂しさがあります。
これからは、もっと原点に戻る意識を持って情報資源の管理というポリシー作りが必要かもしれません。
石井 大学は、ビジョンを明確に打ち出していくべきだろう。そういったことを問われているのが、理事長なり、大学の執行部なのだろう。一本筋の通ったビジョンを持つことで､大学の構成員がそれにむかって学生をどうやって世の中に輩出していくのかを考えたほうがいい。その仕組み作りは、我々職員が考えるべきだろう、と考えています。
萬崎 教育は本質的に、師弟の人間的な接触の中で培われるものであって、コンピュータができることは多くはないと思っています。しかし、コンピュータが補完できることはできるだけやっていきたい。情報部門は、とにかく情報の重要性をアピールするしかない。実績をあげるしかない。現場にいる者としてはそう思っています。
杉町 歴史的経緯を見ても、大学はもともと個性的な組織だったと思うのです。エリート教育をしていたり、女子のための教育をしていたり、物理学校であったり。それが、いつからか画一化・大衆化が進んで､画一化され矛盾が生じてきた。本質的には、建学の理念のもとで社会で自立できる人材育成の部分と、研究を支える部分と、二つの視点があると思うのです。そこを押さえながら、情報をどう活用するかを考えていかねばならない。
そうしたときに、自分たちの今ある姿を浮き彫りにしながら建学の精神・理念に立ちかえって、今後の改革にどう繋げるかという材料にしていく「情報」は、極めて有効な仕掛けであることは間違いない。大学における情報化投資でも、全予算から比べたら高いパーセンテージなわけです。それが本当に活用されているのかという視点に立っていけば、本来はもっと重要視できるはずなのです。
また、本当はもっと、学外の情報も分析すべきだろうと思っています。いわば改革の方向性を探る意味でも、そういった分析が必要なのではないか。これは、他大学の情報ということではなく、もっと一般的に広く、社会が自分たちをどう見ているか、あるいは高等教育のニーズがどこにあるのかといったところを拾っていく必要があるのではないかなと思います。
今泉 資本主義で大切なのは、信頼であると思います。この点が正しいとすると、大学教育という教育ビジネスが成り立つためには、信頼関係しかないのでしょう。今、大学改革が叫ばれているのは、学生と大学、大学と社会との信頼が弱まっているからではないか。信頼関係を作るためには、情報をうまく見せる。見せるからには信頼性の高いものを見せる。これからは、今回のテーマ、「大学における情報管理」の「管理」という言葉の外側にあるものを次のステップにして進むのだろうと思っています。
本日は貴重なご意見をありがとうございました。