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日本システム技術株式会社

出欠管理システムGAKUEN UNIVERSAL PASSPORT EX
〜学校法人薫英学園への導入事例〜

　学校法人薫英学園（大阪人間科学大学、大阪薫英女子短期大学）では、UNIVERSAL PASSPORT EXを導入され、ポータルをはじめとした様々な学生サービスの向上を図られています。
　今回は2008年４月に稼動した、ICカード学生証を活用した「出欠管理システム」の導入経緯と効果について教務課長山田芳樹氏にお話を伺いました。

■ 出欠管理システムを導入された理由は何ですか

　出欠管理システムを導入した理由は大きく三つあります。
　一つ目の理由として、本学では厚生労働省管轄の保育・介護・栄養に関する学科があり、それぞれの資格に対応する指定科目に対して出席をとるということを厳しく指導されている背景があります。
　二つ目の理由は、授業時間の確保です。例えば出席カードを配布する方法では、100人の出席を取るのに、平均12分程費やしていました。１授業15コマですので、この時間をコマに換算すると、12分×15コマで180分となり、これは２コマ分の授業を無駄にしていることと同じであり、非常にもったいないことだと感じたためです。
　そして三つ目の理由、これが１番の理由と言えますが、出席率の悪い学生をいち早く見つけ、学生フォローを行う必要があると感じたからです。例えば、教員は自分の受け持つ授業を指導担当の学生が履修していれば、出席簿で出席情報を把握できますが、出席簿は担当の授業分しかありません。他の授業に関しては、他の教員に照会しなくてはならず、全体の把握に手間もかかり、結果として指導が遅れてしまいます。出欠管理システムを導入すれば、手間や無駄な時間を省き、退学者を抑制する指導に結び付けることができると考えました。

■ 出席データを退学者防止へ活用された理由は何ですか

　日本私立短期大学協会が提供しているデータによると、退学理由の上位は、経済的な理由よりも、進路問題や学業に対する問題が約80％を占めています。本学では、こうした状況も踏まえ、進路問題に対し悩む学生をフォローすることで退学者を防止したいと考えています。そのためには判断の上で重要となる出席データを一元管理し、迅速な対応を行うことが必要だと感じています。

■ 出欠管理システムを導入するメリットは何ですか

　この出欠管理システムを使用して、実際に必修授業の出席率がよくない学生をピックアップし、教員と協力して指導にあたっています。出席情報は自動的に登録されるため、教員が出席票を出欠簿に転記する手間がなくなりました。また、学生も出席情報をリアルタイムで確認することができるため、学生の出席に対する意識が向上したと感じています。